Gestion des stocks

Intrinsèquement lié à l'ensemble Squalp, le module stocks est composé de deux principales fonctions :

• La tenue des stocks,
• La gestion des stocks.

Tout produit stocké est le résultat d'une activité humaine : il est issu d'une fabrication ou d'un achat. En termes de coût de revient, les stocks sont valorisés à date selon leur classification par nature de gestion comptable :

• Les matières et/ou les pièces,
• Les produits semi-œuvrés,
• Les produits finis.

Squalp gère trois grandes catégories de stocks :

• Les stocks appartenant à l'entreprise, en attente de transformation par la production ou de livraison au client par le service logistique,
• Les stocks appartenant à l'entreprise, avancés au client par la fonction transfert sur commande en vue de les facturer après utilisation,
• Les stocks appartenant aux clients, facturés et gardés en attente de livraison sur appel.

Totalement imbriqué dans la chaîne fonctionnelle et les objectifs généraux de l'entreprise, le module de gestion des stocks régule les processus d'entrées-sorties, assure une traçabilité totale et une restitution de l'ensemble des flux gérés par l'entreprise.

La tenue des stocks, vue au chapitre précédent, a pour rôle de prendre en charge l'organisation des stocks et la régulation des flux d'entrée – sortie.

La gestion des stocks consiste à répondre objectivement aux questions suivantes :

• Au niveau des matières ou des pièces :
  • Quoi commander ?
  • Combien commander ?
  • Quand commander ?
• Au niveau des produits à fabriquer :
  • Quoi fabriquer ?
  • Combien fabriquer ?
  • Quand fabriquer ?

Pour optimiser ces réponses, la démarche consiste alors à :

• Définir la politique des produits et les objectifs en termes de taux de service, de niveau des stocks et des coûts de revient selon la méthode ABC (Activity Based Costing),
• Choisir une méthode de gestion appropriée à partir de la nature des articles et de l'analyse statistique (taux de couverture, taux de rotation, taux de rendement),
• Déterminer et gérer en continu les paramètres de gestion et d'optimisation des stocks :
  • Stock de sécurité,
  • Stock mini et maxi,
  • Série économique,
  • Taux de rebut,
  • Taux de rendement,
  • Règle d'approvisionnement.

Mettre en œuvre les procédures d'alerte, fonctionnant sous forme de tâches planifiées, suivant une fréquence à définir en fonction de la rotation des stocks de l'ERP Squalp.

Parmi ces caractéristiques techniques, le calcul réalisé par Squalp et la mise à jour régulière des paramètres de gestion constituent l'élément fondamental de la gestion des stocks.

La justesse de la politique de gestion des stocks implique de fixer trois objectifs par article ou par batterie d'articles appartenant à la même famille :

• Le maintien de la régularité d'un niveau des stocks, calculé périodiquement par Squalp,
• La détermination d'un taux de service des produits semi-finis et des articles techniques destinés à l'atelier, et d'un taux de service pour les produits finis destinés aux clients,
• La réduction des coûts de possession des stocks de tous les produits.

Les deux premiers objectifs sont interdépendants. Fixer des objectifs à l'un sans en attribuer à l'autre conduit à gérer à la fois le paradoxe et l'ambiguïté. Si l'on se contente d'un objectif en termes de taux de service sans se soucier d'un niveau des stocks calculé par Squalp, il est possible d'atteindre cet objectif de façon inconsidérée en augmentant les stocks, ce qui risque de mettre en péril les finances de l'entreprise.

À l'inverse, fixer des objectifs avec des niveaux de stock trop bas peut conduire à la dégradation du taux de service que génèrent, inévitablement, les ruptures de stocks.

Outre sa fonction principale de régulateur des flux, le module stock permet aussi, dans certaines activités, d'assurer d'autres rôles :

• Diminution des coûts de production et/ou des coûts d'achats lorsque le coût de gestion (possession) des stocks est inférieur à l'économie qui résulte de l'achat ou de la fabrication en quantités élevées,
• La planification des approvisionnements et des fabrications impose, pour certains articles, une disponibilité permanente des stocks : l'indisponibilité provoque des ruptures pouvant paralyser la production ou les réceptions sur achat,
• Pour certains articles à fortes variations des cours du marché, constituer un stock lorsque le cours est au plus bas est le moyen le plus sûr d'obtenir un coût d'achat minimum.

• Les articles stockés vieillissent, parfois vite selon la date de péremption : lorsque celle-ci arrive à échéance, certains produits deviennent tout simplement impropres à leur destination,
• Il existe aussi des stocks d'invendus en fin de vie du produit, qu'il faut alors soit déprécier, soit rebuter, sans en tirer aucun profit,
• Les produits stockés exigent des surfaces, mais aussi du personnel pour les rangements, ce qui engendre des coûts supplémentaires.

La décision de gérer — ou tout simplement de tenir — les stocks d'un article a pour conséquence de générer une charge pour l'entreprise. Quelle que soit la charge de travail qu'elle génère, elle a un coût, tel que décrit dans l'ERP Squalp (voir la fonction de valorisation des stocks).

Cette décision de gestion des stocks n'est justifiée que si son absence implique des coûts beaucoup plus élevés. L'existence de l'un des indicateurs suivants conditionne cette décision de gérer ou non les stocks :

• Au niveau des produits finis :
  • Variation de la demande du commercial,
  • Variation des cycles de fabrication de la production,
• Au niveau des matières achetées :
  • Variation des cycles d'approvisionnement,
  • Nécessité de fabriquer et de gérer les lots.

La décision de gérer les stocks peut être issue de l'analyse des variations, qui donnent au stock un sens régulateur.

La prévision des flux de sortie permettra de fixer par article une valeur de régulation (seuil), et par conséquent le niveau minimum des stocks. En plus du seuil de régulation, l'ERP Squalp gère, dans toutes les fonctions d'entrée / sortie, les stocks de sécurité, qui ne peuvent être libérés en vue d'une sortie que par le superviseur du système.

Cette méthode de classification repose sur le principe qu'un petit nombre d'articles (environ 20 %) représente souvent l'essentiel de la valeur stockée (environ 80 %). Pour gérer et optimiser les stocks d'un article, il est indispensable de connaître les indicateurs d'entrée / sortie qui le caractérisent.

Toutefois, compte tenu du volume d'articles — parfois très élevé dans une entreprise —, il n'est pas possible de mettre au point une méthode de gestion sans hiérarchiser les priorités.

En premier lieu, on doit se préoccuper des articles dont la consommation, en quantité et en valeur, est la plus élevée, pour terminer par les articles de consommation dont le gain potentiel en valeur est le plus faible.

Cette méthode, appliquée par l'ERP Squalp dans son intégralité, est connue sous le nom de catégorie ABC. Son principe consiste à trier, sur une période de référence, les mouvements de sortie d'un article par ordre décroissant de valeur de consommation, en dressant un tableau de bord à trois catégories.

En théorie des probabilités, l'analyse des résultats fait apparaître, en moyenne, que la classification ABC suit à la lettre la loi de PARETO dite des 80/20, qui n'est en principe qu'un type particulier de la loi scientifique des puissances :

• 20 % des articles représentent 80 % de la valeur des consommations — catégorie A,
• 35 % des articles représentent 95 % de la valeur des consommations — catégorie B,
• 45 % des articles représentent les 5 % restants de la valeur des consommations — catégorie C.

On constate aussi que certains articles ne font, au cours de la période de référence, l'objet d'aucun mouvement (entrée – sortie) et représentent donc une valeur nulle. La pratique de la méthode ABC permet d'optimiser et de diminuer la valeur des stocks.

Avant de fixer, par le calcul d'analyse statistique des flux, la catégorie d'un article et ses règles de gestion, il est primordial de pondérer les résultats obtenus en prenant en compte la nature de l'article au regard de l'utilité et de l'inconvénient des stocks.

Cycle de vie

En fonction du métier de l'entreprise, des objectifs de son modèle économique et surtout de la nature de ses marchés, un article peut, suivant sa complexité, traverser au cours de sa vie plusieurs phases :

• Phase de recherche et développement,
• Phase de lancement sur le marché,
• Phase de maturité ou de croissance,
• Phase de déclin et d'obsolescence.

La courbe de vie d'un article n'est pas toujours liée à celle de son marché : un article peut être en fin de vie sur un marché en plein essor, et inversement.

Un article est considéré comme saisonnier lorsque sa consommation varie régulièrement, de façon périodique. Cette saisonnalité n'est réellement reconnue que si l'intervalle est bien situé entre, au moins, deux approvisionnements.

Les algorithmes de calcul des prévisions de Squalp prennent bien en compte cette saisonnalité. Dans les modèles de traitement des prévisions sans extension aux tendances, cela revient à affecter la vente moyenne d'un mois (total annuel ÷ 12) d'un coefficient pour le mois considéré, sachant que le total des coefficients est égal à 12.

Ce coefficient peut être :

• Le report du coefficient de l'année précédente,
• La moyenne des coefficients des X années (période),
• Le résultat d'autres calculs statistiques.

L'évolution d'un stock est souvent caractérisée par un plus grand nombre de sorties (production, livraison) que d'entrées (production, approvisionnements). Ceci rend difficile le calcul du stock moyen sur une période donnée, mais on peut toujours procéder par approximation.

Pour l'analyse de chaque stock, on recherche par article les quantités de stocks physiques prévisionnelles en attente d'approvisionnement ou de production (délai moyen), afin d'établir une opération de lissage.

Cette opération de lissage se justifie car l'intervalle de temps entre deux approvisionnements est plus long que l'intervalle des consommations. Dans la mesure où les approvisionnements ne sont pas réguliers et interviennent rarement plus d'une fois par mois, on se contentera de prendre comme base de référence le stock du début de la période.

À consommation égale, un stock qui tourne coûtera moins que le stock moyen. À partir de ce constat, et pour mieux optimiser la gestion des stocks, Squalp introduit la notion de rotation.

Pour une période considérée — qui peut être le mois —, le taux de rotation est calculé, selon la nature de l'article (fabriqué, acheté), à partir du volume des sorties ou des entrées rapporté au stock moyen :

Grâce au taux de rotation ainsi calculé, l'ERP Squalp détermine aisément le taux de couverture, c'est-à-dire le nombre de mois et/ou de jours assuré par le stock moyen disponible :

À partir du taux de couverture mensuel, on obtient : taux de rotation annuel × taux de couverture mensuel = 12.

Cette méthode peut aussi servir de base de calcul pour une batterie d'articles, voire pour le stock entier de l'entreprise, si l'on exprime les valeurs en une monnaie — par exemple l'euro.

En conclusion, le taux de rotation des stocks sert à analyser les résultats passés, et le taux de couverture sert à planifier l'avenir.

Le taux de service correspond à la mesure de la disponibilité des stocks demandés par les utilisateurs internes (au niveau de l'atelier de production) et/ou par les clients (au niveau de la logistique, pour la livraison des commandes).

En partant de ces deux origines des besoins, le taux de service se calcule de plusieurs façons, regroupées en deux catégories :

• Mesure du taux de service en valeur absolue — on choisit une ou plusieurs données représentatives, telles que :
  • Le temps perdu par suite des ruptures de stocks,
  • Le nombre de jours pendant lesquels les demandes (ordres de fabrication, commandes clients) n'ont pu être servies,
  • La valeur des demandes (OF, CC) multipliée par le nombre de jours de rupture,
  • Le nombre d'articles en rupture,
  • Le total des jours en rupture par article.
• Mesure du taux de service en valeur relative — Squalp calcule un ou plusieurs pourcentages par rapport à une donnée de référence.

À tout moment, le gestionnaire doit fournir l'état des stocks de l'entreprise. Pour cela, il doit effectuer régulièrement — ou au moins une fois par an — l'inventaire de son stock, en vérifiant l'exactitude avec les services comptables et financiers de l'entreprise. En cas d'écart en phase de validation, il est nécessaire de procéder aux recomptages et aux régularisations comptables qui s'imposent.

Il est possible, avec Squalp, de réaliser des inventaires. Le livre d'inventaire, qui donne à la clôture de l'exercice les existants en quantité, est obligatoire pour la comptabilité des stocks. Il peut être complété par Squalp, qui fournit les flux d'inventaire sur lesquels sont enregistrés les comptages et les régularisations effectuées.

La méthode d'inventaire tournant consiste à examiner, selon une fréquence paramétrable au niveau de l'article et suivant la rotation et la couverture des stocks (calculées régulièrement par Squalp), puis à vérifier — comme dans l'inventaire intermittent — l'exactitude des quantités. En cas d'écart constaté, on procède de nouveau au comptage, puis aux régularisations si besoin, et enfin aux validations comptables.

Au niveau de Squalp, il est possible, dans la fonction « Données comptables de l'article », de définir une fréquence d'inventaire suivant l'importance des produits. Squalp fournit à tout moment la dernière date et la quantité inventoriée par article.

L'inventaire intermittent ou annuel doit être réalisé, suivant la législation relative à la réalisation des inventaires obligatoires, au moins une fois par an.

Cette technique d'intermittence nécessite une importante charge de travail : comptage des stocks, vérifications qui s'imposent et, en cas d'écart, valorisations simulées pour chaque écart constaté, puis de nouveaux recomptages et, enfin, la validation comptable.

Plan simplifié des inventaires, d'après la norme ISO 14044.

Toutes les méthodes partent du constat qu'un stock nul en quantité doit être nul en valeur. Il n'existe qu'une seule règle fiscale : le coût des stocks d'un article doit être un coût complet, y compris pour les méthodes basées sur le coût standard ou le prix de vente — sachant que ces deux méthodes sont, par ailleurs, acceptées fiscalement.

Le dernier coût connu est la méthode la plus répandue et la plus simple à mettre en œuvre. Tout le stock d'un article est valorisé au coût de la dernière entrée, qui provient soit d'un prix d'achat, soit d'un coût de revient de production. Cette méthode ne tient pas compte des variations de prix d'achat ou de coût de production d'un point de vue économique.

Elle présente l'inconvénient de valoriser à un prix (coût) intermédiaire des unités d'un même article acheté à des prix différents, ou fabriqué à des coûts tout aussi différents.

La valeur du stock résiduel conserve bien son aspect de valeur pondérée, mais cette méthode soulève un problème de décalage entre la réception et la date à laquelle on en connaît la valeur :

Méthode FIFO (First In, First Out)

La première unité entrée est la première sortie du stock. L'avantage est de rapprocher la valeur du stock de sa valeur de renouvellement, au fur et à mesure de l'épuisement des lots les plus anciens.

La mise en œuvre de cette méthode, complexe, impose de connaître le détail (flux) des lots en stock et d'en surveiller l'épuisement.

Méthode LIFO (Last In, First Out)

La dernière unité entrée est la première sortie du stock. C'est la méthode du prix au lot la plus avantageuse fiscalement, puisqu'il ne reste en fin d'année que les lots les moins chers.

Cette méthode tend, d'une part, à diminuer la valeur des stocks et, d'autre part, à éviter les risques pour certains produits soumis à la gestion des péremptions.

La méthode de valorisation des stocks à partir des prix de vente est acceptée fiscalement pour les produits destinés au grand public de la grande distribution.